Оптимизация бизнес-процессов в компании может значительно ускорить их и улучшить коммуникацию между различными сотрудниками, более четко распределить их зоны ответственности и усилить контроль. В процессе оптимизации бизнес-процессов важно следовать основным принципам для достижения наилучших результатов.
Иметь четкое представление о цели
Некоторые люди совершают ошибку, превращая оптимизацию процессов в самоцель или делая это «потому что все остальные это делают». Эксперты рекомендуют сначала составить список задач, которые необходимо оптимизировать, причем они должны основываться на измеряемых параметрах. Только в этом случае вы можете рассчитывать на положительный результат.
Например, оптимизация бизнес-процессов часто проводится с целью сокращения временных и финансовых затрат на каждый процесс. В этом случае легко измерить изменения.
Хороший выбор делается тогда, когда есть как краткосрочная, легко достижимая цель, так и долгосрочная. Поиск правильного решения по оптимизации может начаться с обсуждения с вашими коллегами следующих вопросов.
Что влияет на клиента?
- Скорость и точность обслуживания
- Прозрачность процесса
- Что влияет на затраты компании?
- Эффективность
- Использование ресурсов
- Что создает возможности для бизнеса?
- Agile-процессы/сервисы
- Избыточные мощности
- Ориентация на сотрудников
- Худший сценарий — оптимизация проводится «сверху», а сотрудники не понимают, зачем она нужна.
Чтобы избежать этого, полезно сделать следующее.
- Объясните, как оптимизация бизнес-процессов поможет отдельным сотрудникам.
- Выслушивайте мнения, пожелания и вопросы сотрудников.
- Приветствуйте инициативы, связанные с оптимизацией.
- Создайте положительный эмоциональный климат для изменений.
- Часто оптимизация бизнес-процессов не может быть проведена без дополнительного обучения сотрудников. Эксперты не советуют экономить в этой области, так как конечный результат правильно проведенной оптимизации может окупить затраты.
- Покажите реальные результаты
Мы возвращаемся к аргументу, что «лучше всего начинать с малых целей». Когда команды видят реальные преимущества оптимизации — например, увеличение скорости обработки данных на 20% для некоторых процессов — появляется стимул продолжать работу.
Если есть возможность оптимизировать важный и обширный процесс (например, прием заявок от клиентов), это может быть убедительным для всех сотрудников.
Осознавайте взаимозависимость процессов.
Несмотря на успех оптимизации отдельных процессов, в основе всего должна лежать взаимозависимость между ними. Именно здесь чаще всего обнаруживаются узкие места, и именно здесь есть больше всего возможностей для улучшения.
Эксперты BPM советуют рассматривать бизнес-процесс не как «сферического коня в вакууме», а как взаимосвязанные процессы, решающие конкретные бизнес-задачи и интегрированные для достижения стратегических целей компании. Другими словами, стоит избегать функционального взгляда на бизнес и оптимизировать его независимо от других бизнес-функций. Важно помнить, что любой бизнес — это сложная система, и хорошо известно, что локальная оптимизация одной части сложной системы может привести только к положительным краткосрочным результатам. Для достижения хороших результатов оптимизации специалисты BPM должны рассматривать бизнес как систему взаимозависимых процессов и учитывать метрики всей системы при оптимизации конкретного процесса.
Создание карты бизнес-процессов — один из наиболее эффективных способов оптимизации бизнес-процессов. Платформа бизнес-приложений Comindware позволяет создавать карты исполняемых процессов, обеспечивает визуализацию взаимосвязей между бизнес-процессами, управляет архитектурой процессов, а не только отдельными процессами, и анализирует процессы сверху вниз: от архитектуры высокого уровня до рабочих процессов в отделах.